Como tudo na vida, você só se torna verdadeiramente bom com a experiência. Em organização de eventos, dos mais simples aos mais complexos, jogo de cintura é fundamental.
Vou te contar aqui o passo a passo para você organizar um evento.
E se você quiser, pode usar isso tanto para alguma festa ou evento pessoal quanto para tornar isso uma lucrativa fonte de renda. E dá para começar do zero!
Preparação
Tenha em mente que quanto maior a produção, mais trabalho terá e mais tempo precisará para organizar tudo. Antecipe-se, não deixe para organizar poucos dias antes, semanas e meses de preparação podem ser mais adequados para montar um evento verdadeiramente significativo (e bem planejado).
Estabeleça um objetivo e trace seus planos, faça uma lista com tudo que será necessário para esse evento: local, alimentação, decoração, música,… tudo mesmo.
Tendo a lista, faça o orçamento. Você pode sonhar alto mas deve ser realista e basear seus gastos no orçamento de que dispõem.
Não esqueça de calcular imprevistos (atraso de fornecedores, problemas na entrega disso ou daquilo, atraso da banda,… antecipe esses problemas e pense em soluções que podem ser tomadas de maneira rápida e eficiente para resolvê-los sem que a festa seja interrompida.
Tendo antecipado os problemas, e as soluções, evitará que você entre em pânico se algo sair fora do planejado).
Infraestrutura
A escolha do local é de extrema importância, atente para:
Quantas pessoas? Disponibilidade do dia e da hora? Tempo para arrumar a decoração e demais preparativos? Localização? Custo do local?
Quanto ao dia e hora:
Escolha uma boa data, que não dê coincidência com o dia e hora de outro evento relevante na região, que seja em dia e hora acessíveis a seu público (não durante o horário de expediente), que ocorra depois da data do pagamento.
Encontre uma data e horário que funcione.
Outros pontos a ter atenção:
- Lista de convidados
- Tema da festa
- Decoração do ambiente
- Composição das mesas
- Arranjos
- Toalhas
- Guardanapos
- Talheres
- Pratos
- Mesa do bolo
- Lavabo e banheiro
- Cozinha
- Área para estacionamento
- Música
Divulgação
É preciso ter uma boa comunicação com os seus convidados (se tiver de mudar a hora ou o local do evento vai querer que todos saibam, ou vai acabar com a festa de alguém)
Conheça seu público, fale com eles na linguagem deles e pelos meios de comunicação que eles utilizam. Anunciar mudanças no site do evento pode não ser tão eficiente quanto enviar uma mensagem ao grupo do evento em alguma rede social.
Fornecedores
Escolha com cautela seus colaboradores.
Não se limite a pesquisar preços, considere avaliar pelas redes sociais o profissionalismo deles, e claro, atente também a qualidade do que entregam.
Se possível busque por recomendações de quem já contratou esses serviços, verifique o grau de comprometimento que esses profissionais tem em entregar o que prometeram, na hora e forma que haviam prometido.
Atenção também na negociação de pagamento. Será pago antecipadamente, após o evento (ou metade antes e metade depois), na entrega? Aceitam apenas dinheiro, ou é possível pagar com cartão? Saiba como eles trabalham e evitará ter de se estressar durante o evento por algum profissional cobrando algo naquele momento em que você não esperava (ou não querendo entregar algo por ainda não ter recebido).
Pagamento
Como o evento será pago? E por quem?
São questões muito importantes. E se você está organizando esse evento para outros, deve incluir no orçamento o seu preço.
Se o evento for feito por iniciativa própria, ou de sua família ou grupo, deve considerar fazer uma vaquinha para arrecadar fundos para o evento (só planeje o evento depois que souber seu orçamento, não espere que cada um parte sua parte depois que o evento já aconteceu).
Outra possibilidade é a venda de convites para a festa ou evento que organiza. Atenção ao fato de quantos ingressos precisam ser vendidos para que o evento tenha seus custos pagos (não calcule para 100% dos ingressos vendidos o orçamento desse projeto ou muito provável estará planejando uma dívida).
Pense muito bem em como fará isso. Atualmente existem formas de fazer a arrecadação online.
Defina
Existem variações do que é necessário para cada tipo de festa e de eventos, abaixo algumas delas:
- Aniversário
- Casamento
- Formatura
- Festa
- Show
- Palestra
- Festa de Final de Ano
- Evento Empresarial
- Churrasco
- Jantar
Dependendo dos seus objetivos você pode considerar buscar por um:
Financiamento Coletivo
Atenção!
Lembre que você é o responsável pela segurança de todos presentes na festa ou evento, então veja as questões burocráticas necessárias para realizar seu projeto e tome todas medidas necessárias para a segurança dos participantes, colaboradores e convidados.
Tenha um controle da entrada, para evitar penetras (ou mesmo encrenqueiros e criminosos) de entrar na festa ou evento que organiza.
Ok Fica a Dica 